Hoje eu quero sair um pouco do contexto que vimos desenvolvendo até agora para falar sobre uma coisa importante para as empresas, mas que tem sido relegada à segundo plano constantemente.
Trata-se do que chamamos comumente de Redesenho de Processos ou Mapeamento de Processos ou Sincronismo Organizacional.
É comum chegarmos às empresas para iniciarmos um levantamento de informações para o desenvolvimento de nossos trabalhos, perguntarmos se a empresa tem seus fluxos de processos desenhados e padronizados e ouvirmos um categórico SIM!
Quando peço para que estes me sejam mostrados, o problema começa a surgir. Muitos são, sim, mostrados, porém sem conexão com outros que deveriam ser antecedentes ou posteriores a eles. E mais, quando pergunta-se se todos os envolvidos participaram da construção deste fluxo e se todos tem conhecimento pleno, pelo menos, dos processos em que estão envolvidos e se foram treinados, aí a resposta, invariavelmente, é NÃO!
Fico realmente preocupado quando ouço isto e muitos não creem que isso possa acarretar algum tipo de problema.
Como alguém, em sã consciência, consegue estabelecer seus custos se não tem seus processos desenhados ou mapeados de forma completa e detalhada?
Como as pessoas podem contribuir para a redução de desperdício e otimização da produção se não são treinadas em seus processos e não tem nem conhecimento do conjunto de processos que fazem parte do sistema produtivo da empresa?
Quando, na Fundação Dom Cabral, o Prof. Paulo Rocha utiliza o conceito de Sincronismo Organizacional, muitos não entendem o tamanho da importância disso para as suas organizações. Mas, quando devemos analisar os problemas que ocorrem em nossas empresas e que, com certeza, se traduzirão em falta de $$$$$, a última coisa em que pensamos são nesses tais de processos e seus mapas ou sincronismos.
Por isso que, no Sincronismo Organizacional, dizemos que redesenhar os processos é como descascarmos uma cebola: se faz por camadas e pode resultar em muito choro!!!
Agora, mais do que nunca, analisar as atividades e redesenhar nossos processos é vital para nossa sobrevivência. Nosso impulso natural, pela urgência do momento, é sairmos a toda para operacionalizar aquilo que imaginamos que devamos fazer pois, senão, teremos problemas.
Então… aí que mora o tal do problema. Se fizermos isso, sem um mínimo de reflexão, análise e ponderação, podemos sofrer da síndrome da “Expedição de Colombo” (quando saiu da Europa não sabia onde ia e quando voltou não sabia onde tinha ido) e, se der certo, não saberemos analisar o porque bem como quando não der certo.
Ontem, por exemplo, pedi comida para o almoço de um restaurante que sou muito fá pelo seu buffet livre e pela qualidade da comida. Por conta do fechamento dos restaurantes pela pandemia, eles migraram prontamente para o serviço de delivery. Preço excelente, taxa de entrega gratuita, tempo de entrega reduzidíssimo.
Quando me entregaram o pedido (cumpriram rigorosamente o prazo de entrega), como cliente, fiquei satisfeitíssimo, mas como gestor, fiquei preocupado. A primeira pergunta que me veio a cabeça foi: Com essa quantidade de comida, embalagem e apresentação, eles estão tendo lucro?
Por já ter realizado alguns planejamentos em restaurantes e prestadores de serviços no ramo de alimentação, quase me arrisco a dizer que nem o custo na ponta do lápis eles tem. Ou seja, se fizermos a pergunta de quanto eles estão lucrando por pedido, ou se eles sabem se estão cobrindo os custos com essas entregas, garanto que eles acham que sim mas que, com quase certeza absoluta, eles estão enganados.
Importante sempre lembrar que na fase de planejamento, uma correção custa $, na fase de implantação, custa $$, e quando em operação, custa $$$. Por isso, desenhar seus processo detalhadamente, analisar seu funcionamento, se antecipar e corrigir eventuais problemas, pode ser a diferença entre seu sucesso e seu fracasso.
Informe-se mais sobre isso. Leia mais sobre isso, e, principalmente, pratique mais isso!!!!
Um belo livro para se tomar contato com isso chama-se: SINCRONISMO ORGANIZACIONAL: Como Alinhar a Estratégia, os Processos e as Pessoas (Alan Albuquerque e Paulo Rocha – Ed. Saraiva)
Lembre- se: O Dom é Saber
